Prendre des notes en réunion ou en visite : questions et réponses

Vous sortez de la visite d'une crèche, d'un échange avec votre propriétaire ou d'un rendez-vous à la banque avec l'impression que tout s'est bien passé, et deux jours plus tard vous ne savez plus ce qui a été convenu. Ou la question oubliée vous revient sur le chemin du retour. Les deux cas sont courants. Un entretien court concentre beaucoup d'informations, et la mémoire retient l'ambiance d'une conversation mieux que ses détails. Un journal écrit règle l'essentiel et demande environ cinq minutes par réunion.

Pourquoi les réponses disparaissent après la réunion

La plupart des listes de questions s'arrêtent aux questions. Elles aident à entrer, pas à repartir avec quelque chose d'utilisable. Trois situations reviennent sans cesse, et aucune n'est une faute de votre part.

• La question n'a pas été posée. L'interlocuteur avait du retard, le temps a manqué et ce pour quoi vous veniez est resté à la fin.
• Elle a reçu une réponse, sans être notée. Vous aviez compris sur le moment, et le week-end suivant ce n'était plus qu'une impression floue.
• Elle a été notée, mais personne ne sait la suite. La note dit ce qui a été dit, pas qui fait quoi : qui envoie le formulaire, qui rappelle, qui pose la question suivante.

Un endroit fixe et un format fixe répondent aux trois. Pas besoin d'application particulière ni de mémoire parfaite, seulement les mêmes colonnes remplies aux mêmes trois moments. Ce journal se marie bien avec un journal de décisions pour les grands choix : celui des réunions garde ce que vous avez entendu, celui des décisions ce que vous avez choisi en conséquence.

Le journal en trois temps : avant, pendant, après

Chaque réunion reçoit une ligne dans votre journal, remplie en trois passes. Chaque passe a lieu dans une humeur différente (calme à la maison, distrait dans la salle, fatigué après), donc chacune a une petite tâche.

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   Avant : écrivez les questions et choisissez les trois principales

   Listez ce que vous voulez demander avec vos mots, puis marquez les trois qui comptent le plus. Si la réunion est écourtée, ces trois-là seront posées. Rassemblez ce que vous voulez montrer, comme une liste de dates ou un devis reçu plus tôt, et notez qui vous accompagne.

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   Pendant : notez ce qui est dit, avec leurs mots

   Écrivez la réponse telle que vous l'avez entendue et mettez entre guillemets les termes inconnus pour les creuser plus tard. Vous pouvez dire : « Pouvez-vous répéter pour que je note bien ? » Avant de partir, posez une question de clôture : « Que se passe-t-il ensuite, et qui s'en charge ? »

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   Après : terminez la suite le jour même

   En quelques heures, tant que la réunion est claire, remplissez la suite, le responsable et l'échéance. Barrez les questions résolues et reportez les autres. Une ligne sans responsable n'est qu'un souvenir.

Des mots clairs aident dans la salle autant que sur le papier. Better Health Channel suggère de vérifier que vous avez compris avant de répondre et de dire ce dont vous avez besoin avec des phrases à la première personne. « Je vérifie que j'ai bien compris : vous envoyez les dates vendredi ? » est une phrase complète et polie.

Une fiche de réunion à copier

Voici le journal entier sous forme de tableau. Copiez-le dans un tableur, une application de notes ou un document, ou imprimez-le et écrivez à la main. Une ligne égale une réunion, et les trois passes correspondent aux colonnes : les quatre premières se remplissent avant, la cinquième pendant, les trois dernières après.

Deux colonnes méritent un mot. Dans Ce qui a été dit, avec leurs mots, écrivez la réponse comme vous l'avez comprise et, si un document l'accompagnait, notez sa date et son lieu de rangement plutôt que de recopier des chiffres. Dans Responsable et Échéance, mettez un prénom et une date : « on » n'est pas un responsable, et si la date est inconnue, écrivez « inconnue » et ajoutez une étape pour la trouver.

Repartir avec quoi, selon le type de réunion

Le même journal sert pour toute conversation, mais la question de clôture utile change. Avant d'entrer, décidez avec quoi vous voulez repartir en main et demandez-le par son nom.

Quoi apporter, par écrit

Le journal sert pour ce que vous emportez en sortant. Cette liste sert pour ce que vous apportez en entrant. Avec les faits sur papier, la réunion porte sur la conversation et non sur la mémoire.

Le sort des papiers ensuite est traité dans que garder et où : le dossier de planification ; par où commencer pour planifier un premier bébé aide à choisir les conversations à mener en premier.

À deux : qui demande, qui écrit

Quand deux personnes vont à une réunion, toutes deux écoutent et aucune ne consigne, et une décision finit à moitié retenue par chacune. Convenez des rôles avant d'entrer. La même personne n'a pas à garder le même rôle à chaque fois, et vous pouvez échanger dès qu'un rôle fatigue.

Les rôles comptent pour plus que l'ordre. Le Greater Good Science Center décrit comment planifier, rappeler et se souvenir pour la famille retombe souvent sur une seule personne sans que personne ne l'ait décidé, et conseille aux couples de parler de la façon dont le travail est réparti. Alterner le stylo et mettre le nom du responsable à côté de chaque suite rend ce partage visible.

Quand le temps manque

Les réunions finissent plus tôt et certaines questions restent en main. Ce n'est pas un échec de préparation, et le journal est fait pour cela. Le but est qu'une question sans réponse soit une question consignée, avec un moyen d'obtenir la réponse.

1. 1Dites-le d'emblée. Ouvrez avec « J'ai trois questions ; par laquelle commencer s'il manque du temps ? » et laissez l'autre personne vous aider à décider.
2. 2Nommez ce qui reste. Quand le temps est presque écoulé, dites : « Il nous reste deux questions. Où est-il le mieux de les poser ? »
3. 3Fixez la suite avant de partir. Demandez si un court appel, un message ou une autre réunion convient le mieux. Chacun fait différemment, alors demandez au lieu de supposer.
4. 4Écrivez les questions restantes dans le journal, dans la colonne suite, avec un responsable et une date. Elles deviennent les premières lignes de la prochaine liste.

Après la réunion : quoi faire et quand

L'essentiel de ce qui rend un journal utile se joue dans la première journée. Un rythme aide, et il peut rester modeste.

1. Dans l'heure

   Remplir la suite

   Tant que la salle est fraîche, écrivez la suite, le responsable et l'échéance, et mettez l'échéance dans un calendrier que vous voyez tous deux (règles d'un agenda partagé pour les couples explique comment).

2. Le jour même

   Mettre les notes au propre

   Remplacez les abréviations par des phrases que vous comprendrez dans trois mois. Marquez le terme encore obscur.

3. Dans la semaine

   Faire la suite, ou la déplacer

   Envoyez le formulaire, passez l'appel, posez la question. Si quelque chose bloque, écrivez pourquoi et donnez une nouvelle date.

4. Avant la prochaine réunion

   Lire d'abord la dernière ligne

   Commencez votre prochaine liste par les questions ouvertes, pas par une page blanche.

Garder une trace continue

Un journal est le plus utile un an plus tard, quand vous voulez voir ce qui a été dit et quand. Cela ne marche que s'il vit à un seul endroit, dans un seul format, avec des dates.

• Un endroit. Pas une note papier, une note de téléphone et un message à votre partenaire.
• Un format. Les mêmes colonnes à chaque fois, pour parcourir une colonne et trouver les échéances.
• Daté. Notez la date d'écriture en plus de celle de la réunion.

Questions fréquentes